Reuniões por videoconferência são uma realidade cada vez mais comum. Pudera: a ferramenta poupa recursos financeiros e o tempo das pessoas envolvidas.
Um pesquisador de Harvard pode participar de uma banca de doutorado em Porto Alegre. O coordenador de uma rede varejista conversa, sem deixar a matriz, com os gerentes de todas as lojas. Até mesmo entrevistas e acordos comerciais podem ocorrer via Skype ou Hangout.
Com essa alternativa, poupam-se o valor das passagens e as horas de deslocamento. É possível ser produtivo e ganhar dinheiro mesmo em home office. Porém, trabalhar em casa não significa que você possa abandonar algumas normas de convivência.
6 regras de etiqueta para videoconferências
Em maio deste ano, uma entrevista do professor Robert Kelly à rede de televisão BBC viralizou nas redes sociais. O motivo passou bem longe do assunto em debate.
O analista político, em seu escritório particular, conversava sobre o impeachment da presidente da Coreia do Sul. A cena transcorria com a seriedade esperada, até que os filhos pequenos de Kelly invadiram a sala e atrapalharam o link ao vivo.
Ele tentou manter a pose. Só que, quando sua esposa entrou no recinto para resgatar as crianças, a situação já havia desbancado para a comédia.
O público achou graça e a emissora acabou relevando o fato. No entanto, distrações desse tipo podem não ser muito bem-vindas em meios acadêmicos ou corporativos. A saída é observar algumas regras básicas para reuniões por videoconferência.
- Evite interrupções
Desligue o celular, tranque a porta do escritório e avise às pessoas da casa que você não poderá ser interrompido. Interferências como a vivida pelo professor Kelly atrapalham qualquer linha de raciocínio e chegam a comprometer o andamento dos trabalhos.
A agenda dos colegas pode estar cheia, então qualquer minuto a menos em reunião é precioso. Não gaste o tempo dos outros à toa.
- Diminua o som ambiente
Certifique-se de que você escolheu um lugar tranquilo e silencioso para trabalhar. Cães latindo, gurizada brincando, caminhões passando e outros barulhos do dia a dia comprometem a captação do áudio. Até sua própria digitação gera um ruído incômodo para quem está do outro lado da tela. Escreva somente o necessário.
- Vista-se adequadamente
Não é porque você está longe da empresa que pode aparecer no vídeo de pijama ou camiseta. A roupa utilizada deve ser a mesma de um expediente regular. É claro que dá para trocar o sapato social por um chinelinho confortável, já que o enquadramento da câmera não pega os pés. Ainda assim, mantenha a postura.
- Capriche no cenário
Fotógrafos e cinegrafistas costumam adotar algumas regras de outro. Uma delas: luz é tudo. Escolha um ambiente com boa iluminação natural ou recorra a lâmpadas potentes. Verifique se a imagem não está com sombra, também.
Outro ensinamento dos profissionais é que todo elemento visual desperta atenção. Quadros, abajures, almofadas e objetos muito coloridos podem distrair o interlocutor.
Ou seja, cuidado para não carregar o espaço com bugigangas demais. Limpe a bagunça e posicione-se em frente a uma parede neutra. Se tiver uma escrivaninha ou uma prateleira com livros, tudo bem. É melhor que aparecer o sofá da sala ou a bancada da cozinha, com panelas e pratos à mostra.
- Aja como em toda reunião
O bom senso se aplica em qualquer ocasião, seja on-line ou presencialmente. Cumprimente os participantes quando for a hora e espere sua vez de falar – isso é muito importante para evitar conversas cruzadas, especialmente se o grupo for grande.
Não tire os olhos do monitor para conferir o celular nem para fazer um lanchinho. Além de parecer que você não está interessado na fala dos colegas, esses movimentos podem desviar o foco de quem está com a palavra.
Ainda, evite retirar-se no meio da conferência. Caso você tenha um compromisso inadiável, peça licença e saia. Se houver muita gente, ou se o assunto for importante demais para ser interrompido, envie uma mensagem escrita para o moderador do chat ou para o condutor da reunião.
- Teste os equipamentos
Microfones falham. Câmeras podem travar. Softwares e sistemas operacionais precisam de atualizações periódicas. Para escapar dos contratempos, reserve uns minutos antes do horário da chamada de vídeo. Verifique se todo o material está funcionando e se é necessário fazer algum ajuste.
Outro ponto importante é assegurar uma conexão estável e veloz o suficiente para que o evento ocorra sem interrupções. A solução para isso é investir em tecnologia. Conheça os Planos de Fibra Ótica da TCA e aproveite o melhor da internet.
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