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Do gerente de loja ao diretor de multinacional, todo mundo tem suas táticas de como melhorar a produtividade. Basta procurar pelo tema na internet e você encontrará inúmeras dicas para otimizar o tempo.

Não existe fórmula certeira. O que há, isto sim, são tentativas que podem funcionar mais ou menos com cada pessoa. E a tecnologia costuma ser uma ótima aliada nessas experiências.

A seguir, listamos cinco sugestões para o ambiente corporativo. São apps gratuitos e que podem transformar a maneira como você trabalha. Confira!

1. Trello: organização nas tarefas

Produtividade combina com organização. Para dar conta de tantas atividades, nada melhor que uma lista de tarefas.

Essa é a principal função do Trello. Você enumera seus afazeres e estipula prazos para a entrega. Além disso, dá para compartilhar o material com outros usuários, de modo que toda a equipe acompanhe o andamento de um projeto.

Esse recurso facilita o trabalho a distância. Os colegas têm uma visão geral das demandas e podem contribuir, online, com comentários e trocas de arquivos. Nada de planilhas nem de organogramas.

O sistema opera em tempo real. Qualquer alteração é atualizada automaticamente em todos os dispositivos. O Trello está disponível para desktop, iOS e Android.

2. Assistant.to: sem conflitos na agenda

Gente de negócios vive com a agenda cheia. Conciliar horários para reuniões pode ser bem problemático.

A solução está num plugin incorporado ao Gmail. O Assitant.to ajuda a marcar os encontros. Ao escrever uma mensagem, basta selecionar o ícone da ferramenta e preencher os dados, como data e local. O destinatário pode escolher a hora mais adequada e confirmar o agendamento.

As informações ficam armazenadas num calendário. Dessa forma, o app impede a confirmação de compromissos simultâneos. Perto da data combinada, o Assistant.to também envia lembretes via e-mail.

Se você é usuário do Outlook, terá que aguardar. Cadastre-se no site para saber quando o serviço estará disponível.

Trello mostra o andamento das tarefas. Imagem: Reprodução

3. Boomerang: e-mails com hora marcada

Outro plugin para Gmail reforça a ideia de que automatização é um dos segredos para elevar a produtividade. Quando você delega rotinas repetitivas às máquinas, sobra mais tempo para criar e inovar.

O Boomerang serve para programar envio de e-mails antecipadamente. Escolha a data e o horário e deixe a tecnologia fazer o resto. É a solução ideal para cobranças de pagamentos, avisos recorrentes ou disparo de newsletters.

A extensão permite, ainda, que as novas mensagens recebidas não apareçam na caixa de entrada. Ou seja, uma distração a menos. Vale para os momentos mais complexos do dia, que exijam foco total. Você consegue baixar os e-mails normalmente, depois.

4. Scanbot: documentos digitais com um clique

Digitalizar documentos nunca foi tão fácil. Com o Scanbot, fotografe contratos, lousas, jornais e anotações à mão com um só clique. O aplicativo ajusta a perspectiva de imagens tortas, corrige as cores e gera um PDF perfeito. Parece até que você usou um scanner de mesa.

Os arquivos podem ser disponibilizados na nuvem instantaneamente. Em alguns países, existe a opção (paga) de enviar o material via fax.

Esse aplicativo, disponível para iOS e Android, também conta com outras funcionalidades interessantes. Você pode aplicar sua assinatura a qualquer página e proteger o conteúdo com a mais segura das senhas: sua impressão digital. O recurso é restrito aos modelos mais recentes de iPhone.

5. Hours: tempo monitorado

Uma equipe produtiva gera resultados positivos para qualquer empresa: mais vendas, mais faturamento, menos burocracia. O problema é quando as metas se tornam inatingíveis, a ponto de prejudicar o desempenho e a saúde dos colaboradores.

O Hours surge como alternativa para monitorar a jornada de trabalho. Com timers ajustáveis, é possível registrar quantas horas são gastas em cada tarefa. O sistema gera relatórios com esses dados.

Há pelo menos duas vantagens aí. Primeiro, pode-se observar quando um projeto está tomando turnos demais do pessoal. Em seguida, você consegue dimensionar o tempo total investido, o que ajuda a calcular o valor da hora de serviço para clientes futuros.

O Hours funciona no desktop e em smartphones Apple.

Scanbot conta do táxi

Scanbot permite digitalizar documentos. Imagem: Divulgação

Não se esqueça: instabilidade e lentidão também são inimigas da produtividade. Para aproveitar os recursos desses apps, sem quedas de conexão, você precisa de uma banda larga robusta. Conheça os Planos de Fibra Ótica da TCA e aproveite o melhor da internet.

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