Sistema permite acompanhamento em tempo real da Oktoberfest

Os visitantes que participam da Oktoberfest de Igrejinha puderam conferir diversas inovações no Parque Almiro Grings neste ano. Foram modificações de decoração, novas atrações, entre outros itens. Uma delas, no entanto, não é tão visível aos visitantes, mas propicia um enorme ganho de agilidade a organização do maior evento do Vale do Paranhana. Por meio de uma parceria entre a Associação de Amigos da Oktoberfest (Amifest) e as Faculdades Integradas de Taquara (Faccat), foi desenvolvido o Sistema de Gestão de Eventos (SGE) - Amifest.

A novidade permite que a entidade organizadora tenha um controle em tempo real de tudo o que acontece na Oktoberfest. O sistema foi desenvolvido pelo Núcleo de Tecnologia da Informação (NTI) da Faccat. Três alunos bolsistas da instituição de ensino tiveram envolvimento direto com o desenvolvimento: Gabriel Tondin, 24 anos, morador de Parobé; Hullen Gonzáles, 23 anos, morador de Taquara, e Rodrigo Krummenauer do Nascimento, 21 anos, morador de Três Coroas.

Conforme eles, o SGE controla toda a gestão da Oktoberfest. As principais funcionalidades são o monitoramento de colaboradores e fluxo de caixa, com o controle de sessões, permitindo relatórios a cada troca de turno de toda a movimentação da festa. Entre os módulos do sistema estão o de contas a pagar, entradas e saídas do financeiro, sistema de caixa com o controle das vendas dos guichês, além da integração com o módulo de catracas eletrônicas, permitindo que, por meio de gráficos, seja visualizado todo o movimento de entrada no parque. A medida pode evitar imprevistos, fazendo com que a Amifest consiga gerenciar itens supervisionados pelas comissões de bandas e chope.

Os alunos desenvolvedores contam que o sistema vem sendo desenvolvido desde abril, especificamente para a necessidade da Oktoberfest. Mesmo assim, ele é um sistema que poderá ser utilizado por outros eventos, embora tenha sido construído da maneira como a Amifest gerencia o seu maior evento. O lançamento do SGE ocorreu durante a MiniOktoberfest, em setembro, tendo grande sucesso. "Até agora, o sistema ainda não apresentou nenhuma instabilidade", conta Gabriel Tondin. Segundo ele, o SGE foi construído totalmente em software livre para web. Para o seu funcionamento, ele conta com um servidor na Amifest, que propicia o acesso remoto aos dados.

Conforme Rodrigo Krummenauer, que coordenou o desenvolvimento, o sistema nasceu em duas etapas. A primeira delas foi a construção de todos os módulos que fossem necessários para utilização durante a execução da Oktoberfest. Agora, a próxima etapa enfocará os módulos necessários a organização da festa durante o ano. Serão desenvolvidos as partes de orçamentos, ordens de compra e prestação de contas. "Tudo o que envolve o gerenciamento da Amifest", conta Rodrigo. Além do sistema, o NTI também está auxiliando a Amifest em outra tarefa: a construção do site oficial da festa. A tarefa está a cargo de Hullen Gonzáles, que anuncia a reconstrução do site para a próxima edição do evento, possibilitando a integração de alguns módulos do sistema com a parte web.

O presidente da Amifest, Leandro Krummenauer, avalia que esta foi uma grande parceria com a Faccat. "O monitoramento em tempo real é essencial, porque nos permite tomar medidas em função de cada necessidade", enfatiza, salientando que os alunos desenvolvedores da instituição de ensino conseguiram compreender o espírito da festa e o modo como ela funciona. Um dos principais ganhos com o sistema, na opinião de Leandro, será o banco de dados. A partir de agora, a Oktoberfest conseguirá guardar os dados de todas as edições anteriores, possibilitando a comparação de um ano para o outro. Outra funcionalidade destacada pelo presidente é a possibilidade de controle dos picos de acesso ao parque, possibilitando um melhor gerenciamento de toda a infraestrutura. Mais informações e detalhes do sistema podem ser encontrados no site http://nti.faccat.br.