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Uma das celebrações mais aguardadas do Vale do Paranhana chega à 30ª edição. É a Oktoberfest de Igrejinha, que começa na próxima sexta-feira (20/10).

O público já sabe: além dos shows nacionais, tem muita bandinha, apresentações folclóricas, jogos germânicos e outras atrações para toda a família. Serão nove dias de programação para quem quiser se divertir e homenagear um de nossos povos colonizadores.

Oktoberfest alia tradição e tecnologia

Não é só para dançar e beber chope que essa gente toda se reúne. O evento proporciona retorno à comunidade. A renda obtida é destinada a entidades como o Corpo de Bombeiros, o Hospital Bom Pastor e a APAE de Igrejinha. Além disso, as 3 mil pessoas envolvidas na festa trabalham no amor.

Só que voluntariado não significa amadorismo. Para garantir a qualidade dos serviços e a segurança dos participantes, um forte esquema de gestão e logística precisa ser montado. E a Tecnologia da Informação adequa a festividade tradicional às demandas da atualidade. Confira!

Gestão orçamentária

Todo ano, a Associação de Amigos da Oktoberfest de Igrejinha (AMIFEST) define as estimativas de receita do próximo evento e as metas de gastos para cada comissão. As despesas são acompanhadas e realinhadas semanalmente para que fiquem dentro do orçamento esperado.

Esse controle é realizado por um sistema de gestão em plataforma web, desenvolvido em parceria com as Faculdades Integradas de Taquara (FACCAT). O programa sinaliza eventuais desvios e projeta o resultado final, que impacta diretamente o valor a ser distribuído para as entidades de saúde, educação e segurança pública da região.

Ingressos

Além dos pontos de venda físicos, os ingressos da Oktoberfest também são comercializados via e-commerce. Independentemente do meio, as compras são acompanhadas em tempo real, num painel de controle.

O dashboard mostra a quantidade de entradas vendidas em cada local, a receita obtida e as categorias mais procuradas. Vale lembrar que compra antecipada tem desconto.

Automação do marketing

A partir dos dados de venda de ingressos, a Comissão de Comunicação e Marketing planeja ações de divulgação específicas.

Por exemplo: sabendo que determinada loja tem mais movimento no sábado de manhã, são deslocados para lá uma bandinha típica e o Bierwagen, caminhão que distribui chope gratuitamente. A ideia é interagir com o público-alvo e chamar mais visitantes para o Parque de Eventos Almiro Grings.

Controle de acesso

Nos dias de Oktoberfest, as portarias do parque contam com catracas que validam a autenticidade dos ingressos e fazem as estatísticas de público. A cada 30 minutos, a organização do evento recebe uma mensagem com o número de pessoas que já entraram.

Um painel de controle instalado na sala da Administração permite visualizar gráficos que mostram os horários de pico. Essas informações são utilizadas pela equipe de segurança para determinar o contingente de profissionais necessário. O acesso de voluntários, patrocinadores e convidados também é registrado por ali.

Bilheterias

Os tickets de bebidas e de alimentação são emitidos de forma on-line em todas as bilheterias do parque. O dashboard localizado na Administração também permite visualizar, instantaneamente, a quantidade de bilhetes emitidos no evento.

Com esses dados, o setor financeiro pode dimensionar as bilheterias conforme a demanda. Esses espaços possuem terminais de cartão de crédito e débito, tornando as compras mais fáceis e seguras para o público.

Gestão dos voluntários

Os voluntários da Oktoberfest são cadastrados num sistema de gestão para que se organizem as equipes e os turnos de trabalho, além da emissão das credenciais de acesso.

Nas bilheterias, o software controla a abertura e o fechamento dos caixas, de forma integrada com o movimento financeiro geral da festa.

Câmeras de segurança

O parque é monitorado o tempo todo por dezenas de câmeras. A segurança dos visitantes também ganha o reforço de uma plataforma móvel da Brigada Militar, dotada de equipamentos de longo alcance e alta resolução. As imagens são capazes de identificar qualquer atitude suspeita.

Transmissões ao vivo

Os melhores momentos da Oktoberfest de Igrejinha são transmitidos ao vivo, pela internet, permitindo que o mundo todo possa participar da celebração.

Para garantir o funcionamento de toda a estrutura, a TCA fornece gratuitamente links de altíssima velocidade aos organizadores. Ainda, participamos da Comissão de TI, atuando no planejamento e no suporte à rede durante o evento.

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